Cankarjev dom je profesionalni kongresni organizator in eden od stebrov kongresne industrije v Sloveniji. V času, ko ukrepi za zajezitev koronavirusa do skrajnosti omejujejo dogodke iz oči v oči, se naša dejavnost nadaljuje in seli v virtualno okolje – na splet.
Nekaj novega
V prvem valu pandemije smo lahko naročnikom, ki so želeli organizirati dogodke in srečanja, ponudili rešitev v obliki hibridnih dogodkov (Cankarjev dom je bil eden prvih takšnih organizatorjev, saj smo že junija tako izvedli hišne kulturne dogodke, med njimi tudi Jazz festival). Video spletni prenos dogodka na izbrani platformi je dobro dopolnil manjše število udeležencev v dvorani in dosegel želeno ciljno občinstvo. In ko smo že mislili, da se bodo razmere obrnile na bolje, nas zdajšnje zaostrovanje za varnost udeležencev v celoti potiska v digitalno okolje. Srečanj, ki so katalizator novih zamisli in prenos znanj, ne smemo zaustaviti ali preložiti. Zgoditi se morajo takoj in zdaj.
To možnost Cankarjevemu domu omogoča platforma OnAir, ki jo je prav v krizi kot nadgradnjo dosedanjega profesionalnega kongresnega programa ponudilo podjetje EventsAIR, ki že več kot trideset let razvija tehnologijo in opremo za organizacijo dogodkov ter je partner Cankarjevega doma za branžno profesionalno programsko opremo. Za upravljanje dogodkov v virtualnem okolju je Cankarjev dom pridobil mednarodni certifikat in uspešno protokoliral prva srečanja.
Rešitev
S platformo OnAir lahko CD vsak dogodek organizira na način, kot bi na določenem prizorišču potekal v živo, s to razliko, da lahko sodelujemo in sledimo izvedbi od doma ali iz pisarne. To orodje nam omogoča, da celovito organiziramo srečanje – od plenarnih predavanj, zasedanj, razstav, mreženja med odmori; izvajamo ankete in merimo odzivnost udeležencev, prirejamo sestanke, na katerih neposredno prek videa povežemo zainteresirane stranke, omogočimo pogovore med udeleženci razstavljavci, pokrovitelji in predavatelji, ki odgovarjajo na zastavljena vprašanja sodelujočih. Mogoče se je sprehoditi po strokovni razstavi, se udeležiti predstavitve plakata in debatirati z avtorjem ali pa izbrati kakšno drugo dejavnost v programu kongresa. Platforma omogoča organizacijo kongresa od A do Ž vključno s spletno registracijo in prijavo ter obdelavo povzetkov predavateljev. OnAir je odlično orodje tako za upravljanje dogodkov kot tudi za komuniciranje in ravnanje z govorci.
Izkušnje
Od 23. do 25. septembra 2020 smo na tej platformi izvedli tudi 8. kongres Slovenskega mikrobiološkega društva, ki je zaradi pandemije Covid-19 potekal spletno, ter med udeleženci in organizatorji opravili anketo, s katero smo lahko objektivno ocenili platformo in izvedbo kongresa. Strokovne organizatorje je navdušila možnost, da je kongres virtualno zaživel v izjemno kratkem času (sklep o takšni realizaciji je bil sprejet komaj 7. avgusta), da so ohranili pokrovitelje in celo povečali število udeležencev, ki jih je bilo 291. Navdušila jih je tudi enostavna uporaba programa. Težav niso imeli niti govorci, saj je Cankarjev dom poskrbel za njihovo pripravo, preizkus, in jim v vseh trenutkih stal ob strani s tehnično ekipo. Kar zadeva udeležence, smo prejeli številne pohvale (95 %), velika večina pa se je izrekla v prid hibridnega formata kongresa tudi v prihodnje. Možnost, da je gradivo (posnetki predavanj) na voljo v za udeleženca optimalnem času in tudi po končanem kongresu, pa je ovrednotena kot največja prednost srečanj tega formata.
Cankarjev dom
