Nemalo je pasti, v katere se lahko ujamejo organizatorji poslovnih dogodkov, ki se organizacije prevozov lotijo na lastno pest in v zadnjem trenutku iščejo primerne načine za prevoz delegatov. Kako se lahko partnerstvo s podjetjem, ki se profesionalno ukvarja z optimalno organizacijo prevozov, obrestuje, predstavlja primer dobre prakse o sodelovanju med GoOpti in Convento.
Dogodek:
Conventa, ki velja za največjo poslovno borzo kongresnega turizma za področje Nove Evrope in enega največjih mednarodnih dogodkov v Sloveniji, vsako leto v Ljubljano privabi številne tuje in domače obiskovalce. Letos (2019) se je na dogodku predstavilo 125 razstavljavcev iz 15 držav in 178 vabljenih gostov iz 48 držav.
Potrebe organizatorja pri transportu:
– organizirati transferje z letališč Ljubljana, Zagreb, Trst, Benetke, Celovec in Bologna,
– poskrbeti za profesionalen in prijazen sprejem na letališču in prijeten vtis,
– poskrbeti za prevoze s kraja dogodka (Gospodarsko razstavišče) do hotelov,
poskrbeti za shuttle prevoze z večernih dogodkov v Cankarjevem domu in Hotelu Union.
GoOpti rešitev:
– učinkovita koordinacija vseh prevozov za nemoten potek,
– ustrezno prilagajanje tipov vozil za posamezne relacije (kombi vozila in avtobusi),
– neposredna in sprotna komunikacija s potniki prek SMS sporočil in elektronske pošte,
– profesionalen sprejem gostov na letališču (meet and greet),
– koordinatorji na kraju dogodka, ki spremlja dogajanje in usmerja potnike,
– organizirani avtobusni prevozi ob večernih dogodkih – krožna vožnja vsakih 30 min,
– follow-up po dogodku.
Kakšni so bili rezultati?
– 170 prepeljanih potnikov,
– 110 opravljenih prevozov,
– organizirani transferji s 6 različnih letališč v 4 državah,
– sodelovanje pri študijskih potovanjih / ekskurzijah po zaključku dogodka,
– odlični odzivi potnikov nad profesionalnostjo, ažurnostjo ter fleksibilnostjo pri upoštevanju individualnih potreb in želja.
